Sistem Informasi Perusahaan

Sistem Informasi Perusahaan

PENDAHULUAN

Sistem impormasi perusahaan ( enterperise information sytem ) menjadi populer ditahun 1990-an. Para analisa memberikan berbagai alasan kepopuleran tersebut kebutuhan akan impormasi umum dan mencakup seluruh perusahaan ketika perusahaan – perusahaan bergabung dan menyatu, jawaban terhadap sistem imformasi lama agar dapat menghadai Y2K secara pasti, ketakutan menajer senior bahwa mereka akan tertinggal tehnologi canggih, da alasan lain.kemungkinan besar adalah kombinasi semua itu,disertai kenyataan bahwasistem komputer cukup murahdn penuh daya untuk membuat sistem impormasi perusahaan menjadi praktis.

APA SISTEM IMPORMASI PERUSAHAAN ITU ?

            Ketika konsep SIM pertama kali muncul pada pertengahan1960 –an. Ada optimisme yang belum terbukti bahwa Sim akan menyediakan impormasi untuk memenuhi kebutuha semua manajer perusahaa. Berbagai kegagalan bahwa semua itu tidak terbukti.

            Selama tahun 1990-an pendekatan komputer yang konservatif mulai membuka jalan bagi kemunculan kembali minat untuk menerapkan komputer di organisasi secara keseluruhan. Perangkat penjual ambisisus mulai mengembangkan dan mulai memasarkan paket – paket sistem ini, disebut sistem impormasi perusahaan. Sistem impormasi perusahaan adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat terkoordinasi. Istilah enterprise digunakan karena sistem ini mencakup seluruh set proses yang dilakuakn oleh organisasi. entlS saat ini mengakumulasi seluuh data transaksi akuntasi dari bagian manufaktur, penjualan, pembelian, sumberdaya manusia, dan berbagai fungsi bisnis lain. Data itu berhubungan denagn sumber daya organisasi dan perrencanaanya tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan, tiap unit yang diproduksi, dan tiap tindakan mempengaruhi keseluruhan organisasi.

            Walaupun banyak data disimpan dalam EntlS, tujuan dari sistem ini adalah mengumpulkan dan data keseluruh proses organisasi.

            Istilah perencanaan sumberdaya perusahaan ( enterprise resaource planning )juga menjelaskan untuk sisyem impormasi perusahaan.

EVOLUSI SITEM IMPORMASI PERUSAHAAN

          Konsolidasi data bisnis yang relean kedalam suatu penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh organisasi adalah merupakan suatu konsep yang mengagumkan.

            Komputer pada tahun 1960-an tidak memiliki kapasistas penyimpananatau daya prosesor untuk membawa data yang diperlukan untuk pemecahan masalah.

            Sistem impormasi pertama ditahun 1960- an adalah sitem pengolahan transaksi kemudian muncul sistem – sistem lainya antara lain :

Ø  Sistem impormasi manajemen ( SIM )

Ø  Sistem perencanaan kebutuhan matrial ( material requirements planning MRP )

Ø  Sistem MRP II ( manufacturing recaourses planning, atau perencanaan sumber daya manufaktur ).

Ø  Sistem perencanaan sumberdaya perusahaan ( ERP )

INDUSTRI PERANGKAT LUNAK ERP

          EntlS menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan oprasi bisnis.perangkat lunak ERP mencakup data dari seluruh organisasi tetapi untuk sistem area bisnis dan tingkat esekutif terpisah dari ERP

Ø  Pendorong kepopuleran perangkat lunak ERP

Pertumbuhan perangkat lunak ERP yang luar biasa pada tahun 1990 –an disebabkan oleh bebrapa faktor. Termasuk masalah Y2K, kesulitan dalam masalah sistem yang mencakup keseluruhan perusahaan, peningkatan aktifitas penggabungan usaha sekarang ini, serta startegi persaingan “ ikut memimpin “.

Ø  Industri ERP

Penjual perangkat lunak ERP sebenarnya berjumlah sedikit. Perangkat lunak ERP sebenarnya digunakan untuk membangun sistem impormasi perusahaan. Dua perusahaan perangkat lunak terbesardunia, miscroscoft dan IBM tidak membuat perangkat lunak ERP, tetapi mereka menjalankan sebagian besar bisnis mereka dengan menggunakan perangkat lunal dari penjual ERP, tetapi menjalankan sebagian besar bisnis mereka dengan m,enggunakan perangkat lunak dari pemjual ERP.seperti gambar 15.2 penjual terbesar, SAP, sama besarnya dengan gabungan empat penjual lain ( Oracle, Peoplesoft, J.D., Edwards, dan Baan ).

Gambar grafik 15.2

Pendapatan penjualan 1998

Dari lima penjual ERP terbesar

     

Ø  Kantor belakang

Sistem impormasi perusahaan disebut sistem kantor belakang ( back office system ) karena umumnya kurang berhubungan dengan lingkungan diluar organisasi. Sebagian besar data yang tercakup oleh EntlS adalah data internal bagi organisasi. Data tersebut penting bagi perencanaan dan pengendalian.

KELAYAKAN SISTEM IMPORMASI PERUSAHAAN

Sistem impormasi perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar yang lain yang dilakukan oleh organisasi. Untuk menghadapi tantangan dalam menentukan nilai sistem impormasi perusahaan, perhatian khusus perlu diarahkan pada tiga jenis kelayakan antara lain :

• Kelayakan Ekonomis : berhubungan dengan pembenaran suatu pengeluaran dengan mempertimbangkan keuntungan dan biaya secara keuangan
• Kelayakan Tekhnis :  mempertimbangkan ketersediaan tehnologi yang diperlukan
• Kelayakan Oprasional : memepertimbangkan kemampuan sumber daya manusia diperusahaan itu untuk berhasil melaksanakan proses yang diperlukan.

PENERAPAN SISTEM IMPORMASI PERUSAHAAN

           

            Saat memulai penerapan EntlS. Perusahaan harus memberi perhatian khusus pada pemilihan penjual perangkat luna, pelatihan pemakai, dan peralihan( cutover ).

            Penerapan EntlS umumnya berlangsung selama dua tahun. Penyebab periode waktu yang panjang bukan hanya kerumitan dan ruang lingkup proyek tetapi juga keharusan untuk berurusan dengan sistem warisan ( legacy system ). Sistem warisan adalah sistem yang umumnya melaksanakan proses bisnis inti perusahaan tetapi dikembangkan bertahun – tahun yang lalu dan tidak mencakup tehnologi dan metodologi terbaru. Ada beberapa pendekatan penerapan, tetapi untuk tiap pendekata, peatihan adalah komponen yang sangat vital.

Ø Pemilihan Penjual

Pemilihan penjual ERP itu penting. Dasar proses bisnis perangkat lunak penjual harus menjadi kriteria utama dalam pemilihan penjual. Makin besar perbedaan dalam proses didalam perangkat lunak didalam proses oraganisasi saat ini, makin sulit penerapanya. Proses baru itu harus diterima oleh pemakai dan cukup mirip dengan proses yang ada sekarang sehingga penerapannya tidak menimbulkan stres yangtidak perlu.

Asumsi yang mendasari proses bisnis tercermin dalam produk penjual ERP. Perangkat lunak yang merupakan tambahan pada perangkt lunak ERP cenderung memamfaatkan perangkat lunak ERP yang digunakan. Sistem tambahan ini dinamakan bolt on system, perangkat lunak yang ditambahkan pada perangkat lunak ERP itu harus begitu pas sehingga seperti dibaut.

Ø  Pelatihan Pemakai

Kerumitan sistem impormasi perusahan menjadikan pelatihan suatu komponen penerapan yang penting. Pelatihan bukanlah tambahan ; pelatihan adalah rancangan bagian awal EntlS.

Tabel 15.2

Pelatihan yang berkaitan dengan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan.

Jenis pelatihan	kapan pelatihan itu harus berlangsung
Ø  Mempelajariperangkat lunak ERP yang dijual Ø  Pelatihanolehpenjual ERPatau perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pelatihan. Ø  Pelatihan antar rekan seperti konferasi	Ø  Sebelum sistem impormasi perusahaan direncanakan dan dirancang. Ø  Saat sistem sedang dirancang dan diterapkan. Ø  Sangat membantu setelah penerapan proyek

                                               

Ø  Pendekatan Peralihan

Pendekatan peralihan kesuatu sistem berbasis komputer segera, bertahap, paralel, sering didahului oleh suatu percontohan. Sebagian analisis memilih pendekatan bertahap untuk pendekatan EntlS.

Tabel 15.3

Pendekatan penerapan EntlS

·         Pendekatan : keterangan

·         Paralel : sumberdaya komputer yang diperlukan untuk menjalankan       sistem impormasi yang telah ada dan sistem impormasi perusahaan secara serentak akan melampaui kapasistas komputer sebagian besar organisasi.

·         Peralihan langsung : jika sistem impormasi perusahaan yang baru gagal, tidak tersedia sistem imformasi untuk memproses berbagai transaksi organisasi.

·         Bertahap : pilihan yang paling memungkinkan sebagian besar dalam kalangan organisasi.

KEGAGALAN SISTEM IMPORMASI PERUSAHAAN

          Kegagalan sistem impormasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterap kan tetapi gagal sehingga organisasi kembali kesistem ekonomi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginevestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek EntlS. Namun kegagalan sistem impormasi perusahaan tidak berarti organisasi bisa menyerah sepenuhnya. Organisasi tersebut dapa mencobanya lagi.

Meminimalkan kemungkinan kegagalan EntlS

Tabel 15.4

1. mengerti kerumitan organisasi
2. mengenali proses yang dapat  menurun nilainya bila proses standardisasinya dipaksakan.
3. mencapai konsesus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem impormasi perusahaan.

SISTEM IMPORMASI PERUSAHAAN DAN WEB

Sistem impormasi perusahaan mulai sebagai sistem yang mencakup berbagai proses internal, dan tidak beroprasi melampaui batas organisasi. Tetapi definisi EtnlS berkembang seperti organisasi yang juga berkembang. Perkembangan ini memperluas fokus internal sehingga menyertakan elemen – elemen disuatu perusahaan. Unsur penting perluasan ini adalah Word Wide Web. Hubunganya dengan web memberikan kemudahan penggunaan tetapi memunculkan pertanyaan serius mengenai pelanggan yang ingin dijangkau perusahan.

Ø  Kemudahan Penggunaan

Web browser makin menjadi interface yang cocok untuk sistem impormasi perusahaan didalam organisasi. Dampaknya ganda. Pertama, browser umumdigunakan oleh sebagian besar pekerja  kantor. Keuntunganya. Pemakai tidak perlu menggunakan interface yangdidasarkanpada perangakat lunak penjual sehingga mengurangi biaya dan kebingungan yang timbul saat mempelajari yang baru. Kedua mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai yang menggunakan browser sebagi interface bisa mengurangi kecemasan saat penerapan.

  

Para Penjual ERP dan Portal Bisnis Mereka

Tabel 15.5

• Penjual            Portal E_Busniess
• SAP                 mySAP.com
• Oracle              Busniess Online
• People Soft     PeopleSoft Busniess Network

[ PeopleSoft sekarang bermitra dengan Commerce

One untuk host portal itu ].

·         J.D. Edwards        One World

·         Baan                      E- Enterprice

Ø  Masalah Pelanggan

Sistem impormasi perusahaan itu rumit dan besar. Awalnya pelanggan yang diangankan untuk portal adalah perusahaan lain, bukan perorangan. Metode interaksi bisnis – kebisnis sangat berbeda dengan bisnis ke konsumen. Perbedaan ini dapat menciptakan kesulitan bagi organisasi yang menggunakan aplikasi yang meggunakan ERP.

MASA DEPAN SISTEM IMPORMASI PERUSAHAAN

         

Industri ERP saat ini menunjukan tingkat pertumbuhan lebih dari 30% per tahun, sehingga sulit untuk memprediksi ke masa depan. Ada dua arah yang sedang ditempuh industri, yang pertama pengembangan sistem impormasi perusahaan yang lebih cepat. Arah yang kedua adalah perubahan yang lebih luas dari perencanaan sumber daya perusahaan menjadi menejemen sumber daya perusahaan .

Ø  Alat – alat pengembangan ERP yang dipercepat

Para penjual, seperti SAP, telah mengembangkan model ERP yang telah di percepat. Model erp yang dipercepat ( accelerated erp model ) bukanlah suatu metodologi pengembangan sistem, tetapi hanya penyederhanaan langkah – langkah usmber daya perusahaan .model ERP yang dipercepat dari SAP dinamakan ASAP.

Ø  Perangkat lunak yang mudah digunakan

Usaha lain untuk memperluas pasar EntlS adalah membuat perangkat lunak ERP lebih mudah digunakan.

Ø  Menyatukan database dan sistem perusahaan

Standardisasi proses manajemen dan bisnis dan sistem manajemen database yang menyimpan catatan – catatan proses tersebut berpengaruh pada proses interaksi yang lebih erat antar organisasi.